In qualità di esperto in formazione e sviluppo, mi viene spesso chiesto quale sia il costo della formazione per persona. È una domanda cruciale per le organizzazioni che desiderano investire nelle competenze e nelle conoscenze dei propri dipendenti. Tuttavia, determinare il costo della formazione non è così semplice come sommare le spese di un singolo programma. Esistono vari fattori che contribuiscono al costo complessivo ed è essenziale avere una comprensione completa per prendere decisioni informate. Un approccio popolare al calcolo del costo della formazione per dipendente consiste nel dividere il budget esistente per la formazione per il numero di dipendenti in formazione.
Ciò fornisce un quadro chiaro dell'investimento pro capite. Questo metodo è particolarmente utile per l'assunzione di nuovi dipendenti, utilizzando una calcolatrice o un foglio di calcolo per determinare il costo a persona. Ad esempio, se un'organizzazione ha un budget di 50.000 dollari per la formazione e prevede di formare 100 dipendenti, il costo medio della formazione per dipendente sarebbe di 500$. Tuttavia, questo calcolo può fornire solo informazioni limitate e dovrebbe essere utilizzato come punto di partenza per ulteriori ricerche e approfondimenti. Secondo Capterra, le organizzazioni spendono in genere tra l'1 e il 5% del budget salariale per la formazione ogni anno.
Sebbene questo metodo possa non essere accurato al 100%, funge da utile punto di riferimento per i calcoli iniziali del budget.È importante notare che questi calcoli potrebbero non essere completamente accurati e potrebbero esserci margini di errore. Ciò significa che le organizzazioni potrebbero finire per sottovalutare il budget necessario per la formazione necessaria. In qualità di esperto, consiglio sempre di disporre di un budget per la formazione che includa tutti i costi sostenuti dall'azienda per garantire che i dipendenti abbiano le competenze e le conoscenze necessarie per raggiungere il successo. Un aspetto essenziale spesso trascurato nel calcolo del costo della formazione sono i costi indiretti. Questi includono il tempo impiegato dai dipendenti per frequentare la formazione e la potenziale perdita di produttività se la formazione non è efficace.
È fondamentale riconoscere il costo opportunità del tempo impiegato dai dipendenti, vale a dire il valore del lavoro che avrebbero potuto essere svolti se non avessero seguito una formazione. Investire in una formazione adeguata può anche ridurre gli sforamenti di budget e mitigare i rischi nei progetti.È importante considerare la formazione come un investimento sia per l'azienda che per il suo futuro. Se viene vista come una perdita di tempo, non solo comporta una perdita di costi diretti e indiretti, ma ha anche un impatto negativo sui dipendenti. In qualità di esperto, credo che un Learning Management System (LMS) sia uno strumento potente che può aiutare a ridurre i costi di formazione aumentando al contempo l'efficienza. Nel calcolare il costo della formazione, è fondamentale considerare le spese di viaggio e alloggio sia per i formatori che per i tirocinanti.
Questi costi possono sommarsi rapidamente, soprattutto se sono in corso più programmi o sessioni. È essenziale avere una chiara comprensione di queste spese e includerle nel budget. Tuttavia, concentrarsi esclusivamente sul costo dei singoli programmi di formazione non è sufficiente. Per massimizzare l'impatto del budget per la formazione, è necessario tenere traccia delle spese, misurare regolarmente i risultati e concentrarsi sull'efficienza. Come ha osservato il leggendario allenatore di calcio Vince Lombardi, «La miglior difesa è un buon attacco».
Questo vale non solo per i difensori in campo, ma anche per coloro che difendono il proprio budget di formazione in un'organizzazione. Un team di formazione e sviluppo ben informato può difendersi efficacemente dai tagli di budget dimostrando il valore della formazione per l'azienda. Possono anche identificare le aree in cui la formazione può essere migliorata per migliorare le prestazioni complessive. D'altra parte, selezionando attentamente e gestendo in modo efficiente i programmi di formazione, le organizzazioni possono risparmiare costi significativi. Quando si presenta il budget per la formazione ai decisori, è essenziale fornire una ripartizione dettagliata dei calcoli. Ciò non solo soddisfa i responsabili dell'approvazione del bilancio, ma svolge anche un ruolo significativo nella pianificazione strategica generale per l'apprendimento e lo sviluppo.
Inoltre, se i dipendenti hanno già familiarità con il processo di definizione del budget, sarà più facile ed efficace formarli a lungo termine.
